Az elmúlt hónapokban majdnem minden tárgyalás online zajlott le. Már a vírushelyzet előtt is egyre többen éltek a technika adta lehetőségekkel, hogy kapcsolatba kerüljenek tárgyalópartnerükkel. Videotechnológiák, fapados telekonferenciák, emailváltások. Ezek mind hatékony formáivá váltak a tárgyalásra való felkészülésre és a tárgyalóféllel való érintkezésre.
Online tárgyalás
Lássuk, hogy mit árulnak el a kutatások a online tárgyalásról – hatékonyabbnak bizonyul-e vajon a szerződő felek számára értékteremtés szempontjából?
A kép elég vegyes.
Kezdjük a rossz hírrel: bebizonyosodott, hogy az online tárgyalás során a tárgyaló felek között sokkal kevésbé alakul ki bizalmi viszony és így a tárgyalások gyengébb eredményt is hoznak.
Továbbá, egy 2002-es metaanalízis szerint a döntéshozatal kevésbé hatékony és sokkal tovább tart, amikor nem személyesen történik a csoportok közötti kommunikáció.
Mi a helyzet az emailen keresztüli tárgyalással?
Emailek esetében – introvált beállítottságú tárgyaló felek szívesebben választják ezt a lehetőséget, főleg konfliktushelyzetben – sokkal kevésbé látszunk kooperatívnak. Talán azért is, mert sokkal szabadabban fejezhetjük ki panaszunkat és negatív véleményünket. A félreértés lehetősége is nagyobb: Justin Kruger, Nick Epley és kollegái azt a felfedezést tették, hogy hajlamosak vagyunk túlbecsülni, mennyire volt érthető levelünk a címzettek számára. Egy 2019-es tanulmány alapján – nem meglepő módon – sokkal rosszabban megy számunkra az érzelmek értelmezése emailből.
A nők viselkedése változik online tárgyalás során
Érdekes módon egy 43 tanulmányból álló metaanalízis kimutatta, hogy a nők kevésbé együttműködőek virtuálisan, mint a személyes találkozók alkalmával, míg a férfiak vielkedésében nem figyelhető meg különösebb változás. A nőknél ez a különbség eredhet abból, hogy virtuálisan kevésbé érzik a nyomást, hogy udvariasak legyenek és affiliálódjanak.
Hogyan tudod növelni a sikered online tárgyalás során?
Jó hír azoknak, akik már ütköztek akadályba a online tárgyalás miatt, hogy vannak módszerek, amelyekkel növelhető a siker valószínűsége.
Online tárgyalás megtervezése
Minden csapattagnak legyen tisztázva a szerepe.
Négy vagy több tagból álló hívás vagy videokonferencia esetén könnyen széteshetünk, ezért mindenképpen állapodjatok meg a következőkben: ki fogja megnyitni a tárgyalást? Ki fog előállni a javaslattal? Ki kérdez? Ki foglalja össze a következő lépéseket? Hogyan fogunk partnerünkkel kommunikálni majd élőben?
Döntsétek el, milyen módon fogtok közben egymással kommunikálni és próbáljátok is ki előre.
Számos olyan kínos esetet hallottunk már, amikor egy privátnak szánt üzenet véletlenül mindenki képernyőjén megjelent. Ennek elkerülése érdekében használjatok egy másik programot a csapatotok belső kommunikációjára. Ha például a laptopodról megy a tárgyalás Zoomon keresztül, akkor a telefonodon és egy másik applikáción keresztül érintkezz a többiekkel.
Fogjátok rövidre a csoporton belüli kommunikációt.
Az egymás közti levelezés ugyan lehet nagyon fontos, de egy tanulmány kimutatta, hogy az okos telefonon való multitaskingolás nem kifizetődő, mert könnyen elvonja a figyelmünket tárgyalópartnerünkről és így kevésbé tűnünk szakszerűnek és megbízhatónak.
A csoporton belüli kommunikációnkban tehát a tömörség erény.
A videó a legjobb megoldás, és minél nagyobb, annál jobb.
Charles Naguin és kollégái arra jöttek rá, hogy sokkal jobb eredményt hoztak a videón keresztül történő tárgyalások, mint azok, amelyek emailen vagy üzenetváltásban zajlottak le. Ráadásul, akik nagyobb képernyőn folytatták le a tárgyalást, eredményesebbnek bizonyultak kisebb képernyős társaiknál.
Minél jobban látod az üzletfeled, annál kevesebb erőfeszítést “pazarol” el az agyad.
Rövid és kellemes.
Bár a videó-, és telefonkonferenciák ingergazdagabb médiának számítanak az emailhez képest, sokkal több szellemi odafigyelést igényelnek.
Az emberi agynak extra keményen kell dolgoznia, hogy kiszűrjön minden hiányosságot, hibát, időeltolódást és kétértelműséget az interakciók során. A rövid, strukturált videó- és telefonkonferenciák elősegíthetik a partnerek közötti elköteleződést és segítenek, hogy kihozzuk magunkból a legtöbbet.
Az online tárgyalás levezénylése
Teremtsd meg a hangulatot.
Pár perc smúzolás és small talk az elején tökéletesen megalapozása egy együttműködőbb viszony kialakításának. Michael Morris kutatásai bizonyítják, hogy emailezés közben véletlenszerűen kiválasztott alanyok közül sokkal jobb pénzügyi és társadalmi eredményeket értek el azok, akik a megbeszélést pár percig tartó kis beszélgetéssel indították, mint azok, akik rögtön a tárgyra tértek.
Egy másik kísérlet pedig arra adott bizonyosságot, hogy azok a beszélgetések, amelyeket humorral kezdtek, jobb eredményt produkáltak és kellemesebb érzéseket keltettek a tárgyaló felekben.
A személyesebb kapcsolódásnak most, a karantén stresszes világában még nagyobb ereje van, használjuk ki.
Tisztázzátok a feltételeket és korlátokat.
A video- és telefonkonferenciákra gyakran nem egy időben csatlakoznak be a résztvevő felek. Miután sikerült mindenkinek bekapcsolódnia, gyorsan tisztázzátok a megbeszélés célját és időkeretét. Ha egy kulcsszereplőnek például hamarabb el kell majd hagynia a beszélgetést, akkor szükség szerint alakítsátok át a megbeszélés rendjét.
Nyugatiak: önkép elrejtése?
Amerikában és más individualizált kultúrákban, ha videokonferencia közben az emberek magukat is látják, kritikusabbak lesznek magukkal szemben és csökken az önbizalmuk.
Ha egyébként is hajlamos vagy erre, akkor érdemes úgy beállítani a megjelenítési képet, hogy magad számára ne látszódj.
Semmi nem ér fel a személyes tárgyalás gazdagságával, de amikor a távolságtartás nehéz időszakában járunk, hasznos megjegyezni, hogy a digitális kommunikációs eszközök és a média hatékonyabbá teheti a tárgyalásokat, és segíthet abban, hogy kapcsolatban maradjunk, amennyiben sikerül megfelelően használnunk őket.
A cikket írta Hal Movius, fordította Réti Anna. Az eredeti cikket a Harvard Business Review oldalán találhatjátok.
—
