Döntéshozatal – Döntési Technikák Vezetők számára

A döntéshozatal a mindennapi élet része. Egy vállalkozó napi döntéseinek a száma meghaladja a minimum százat. A döntéseink gyakran magától értetődőek, máskor komplex, átláthatatlan folyamatokról kell megfelelő döntést hoznunk. A döntési hatékonyság növelése érdekében mutatok be 7 döntési technikát, amit döntési folyamat során tudsz alkalmazni az üzleti és a mindennapi életben egyaránt.

A bemutatott döntési modellek sorrendben

1.       Pro-Kontra elemzés
2.       SWOT Analízis
3.       PEST elemzés
4.       Súlyozatlan döntési mátrix
5.       Pareto-elemzés
6.       Megvalósíthatósági Tanulmány
7.       Vroom-Yetton modell

Mielőtt belekezdünk a döntési modellek részletes ismertetésébe, nézzük meg a döntéshozatal definícióját Dr. Poór Ferenc szerint.

Mit jelent a Döntéshozatal?

A döntéshozatal a vezetés, a vezetői munka leglényegesebb tartalmi eleme, szerepe elsősorban a problémák megoldásában és a hosszabb távú stratégiák kialakításában van.

Ehhez nyújtok most segítsétek számodra. 

Pro-Kontra elemzés

A Pro-Kontra elemzés, vagy másnéven Franklin mérleg az egyik legegyszerűbb döntéshozatali technika a jelenkorban. A Benjamin Franklin nevéhez köthető döntési folyamat lényege, hogy egy táblázatban felsorolod a döntés mellett és ellen szóló érveket, kiemelve a felsorolásban az előnyöket és a hátrányokat.

A technika pontos leírását nézzük egyenesen a névadójától, Benjamin Franklintől

„Mivel nem ismerem eléggé az előzményeket, nem tudom megmondani, mit határozz, de ha akarod, elmondom, hogyan. (…..) Én úgy csinálom, hogy egy papírlapot kettéosztok egy vonallal két oszlopra: az egyik fölé odaírom hogy Pro, a másik fölé, hogy Kontra. Majd három-négy napi fontolgatás után leírom a két felirat alá azoknak a motívumoknak a lényegét, amelyek időnként eszembe jutnak az adott lépés megtétele mellett vagy ellen. Amikor ily módon előttem van az egész, megpróbálom megítélni az egymáshoz viszonyított súlyukat (…..) végül megállapítani, merre billen a mérleg. (…..) És annak ellenére, hogy az érvek súlyát nem lehet az algebrai mennyiségek precizitásával meghatározni, mégis, amikor mindegyiket mérlegelem, külön-külön és egymással összevetve, úgy érzem, jobban tudok dönteni, és kevésbé vagyok kitéve annak, hogy meggondolatlan lépést tegyek. Valóban nagyon hasznosnak találom ezt a fajta egyenletet, amelyet talán tanulságos vagy körültekintő algebrának lehetne nevezni.”

Előny: egyszerű és gyors kivitelezés. Enne köszönhetően sokkal alaposabban át tudjuk gondolni a döntésünk súlyát és következményeit.

Hátrány: az egyszerűségéből fakadóan nagyobb súlyú, komplex döntések meghozatalára nem vagy kevésbé alkalmas

SWOT Analízis

A SWOT elemzés módszerével gyakran találkozhatunk döntéshozatal esetén. Leggyakrabban az üzleti terv részét képezi, ahol feltérképezhetjük a piac, az iparág, az üzlet vagy a szolgáltatás piaci életképességét. Magyarul GYELV-Analízisnek fordítják, de ez kevésbé elterjedt névhasználat.

Jelentése

S – Strengths – Erősségek
W – Weaknesses – Gyengeségek
O – Opportunities – Lehetőségek
T – Threats – Veszélyek

Nézzük sorban az egyes tényezőit. Külön ki szeretném emelni, hogy az erősségek és gyengeségek belső tényezők, a lehetőségek és veszélyek külső tényezők. (Ezt még gyakorlott SWOT Analízist végzők is néha figyelmen kívül hagyják.)

Erősségek

Belső tényezők. Olyan pozitív dolgok, amikre építhetünk, és lehet rá befolyásunk, hogy még jobban működjenek

Gyengeségek

Belső tényezők. Olyan dolgok, amik nem jól működnek jelenleg, de lehet rá befolyásunk, hogy jobb legyen.

Lehetőségek

Külső tényezők. Olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek számunkra és tudunk rájuk építve kihasználni az erősségeinket

Veszélyek

Külső tényezők. Olyan korlátok vagy negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, és csökkentik a siker esélyeit, számunkra kockázatot jelentenek.

SWOT Analízis, a döntéshozatal szerves része

A SWOT elemzés esetén nem arra kell hangsúlyt helyeznünk, hogy mindenféle erősséget, gyengeséget, lehetőséget és veszélyt felsoroljunk, hanem arra, hogy melyek azok, amelyek a legfontosabbak a döntésünk szempontjából és milyen befolyással bírnak stratégiai szempontból a döntéseinkre.

Előnye: az egyszerűsége, érthetősége és átláthatósága. 

Hátránya:

• Nem tud alkalmazkodni a gyorsan változó belső és külső környezethez
• Emiatt gyakran a korábban felállított állapotokat mutatja be és azoknak a célját védi
• Nem mutatja meg, hogy a döntéssel milyen versenyelőny szerezhető
• Nincs számszerűsítve, ezért a kockázatok és a lehetőségek nem biztos, hogy megfelelő súlyt kapnak a döntési folyamat során

PEST-elemzés

A SWOT Analízishez hasonlóan a PEST elemzés is 4 kategóriára osztható környezetet mutat be számunkra és segít átlátni a döntési folyamat során.

P – Political – Politikai
E – Economical – Gazdasági
S – Social/cultural – Társadalmi/Kulturális
T – Technological – Technológiai 

Politikai elemek

A kormányzat stabilitása, politikai értékrendek változása, a törvényhozás és a parlament működése, társadalompolitikai célkitűzések, adópolitika, versenyjogi szabályok, környezetvédelmi szabályozás stb.

Lefedi a plakátolástól elkezdve a katonai beavatkozásokig a teljes skálát.

Gazdasági elemek

 A gazdasági ciklusok, kamat szintek, a GDP és a GNP trendek, infrastrukturális fejlesztések, infláció, munkanélküliség, családi jövedelmek változása, tőkemozgások alakulása, globalizáció stb.

Társadalmi/kulturális elemek

Demográfiai változások, a képzettségi szintek alakulása, társadalmi mobilitás, életmódbeli változások, életstílus, munkához való viszony, a fogyasztási szokások változása, vallási csoportok hatása stb.

Technológiai elemek

Új felfedezések, találmányok és technológiák, kormányzati fejlesztési politikák, K+F kiadási szintek, a technológia átvétel mértéke és szabályozása, a technológiai infrastruktúra változása stb.

A PEST elemzés bővíthető az Environmental és a Legal résszel is. Ezt PESTEL-elemzés néven szokták emlegetni, vagy a természetvédelem esetében egy Ecological résszel, így pedig STEEP elemzés vagy STEEP analízis néven tudsz utánanézni.

Előnye

• a hosszabb távú környezeti tényezőket segít vizsgálni, amelyek befolyásolják a stratégiai döntést

Hátránya:

• Kifejezetten a környezetre koncentrál, kihagyva a cég belső értékeit, erősségeit és gyengeségeit. Ezért érdemes a SWOT analízissel kombinálva használni.

Súlyozatlan Döntési Mátrix

Ez a döntéshozatali technika rendszerezetten értékel szempontokat és kritériumokat, amely az adott döntéssel kapcsolatos. Minden egyes szempontot azonos súllyal kezelünk, és az így kijött összeg alapján kapunk világosabb képet arról, hogy számunkra melyik szempont és kritérium fontosabb.

Mivel az egyes szempontokhoz számszerű adatokat tudunk rendelni, ezért a szubjektivitását a döntésfolyamatnak csökkenteni tudjuk.

Vegyünk rá egy példát

Előnye:

• a számszerű megjelenítés miatt kevésbé szubjektív
• még mindig viszonylag rövid idő alatt megvalósítható
• nem mutat rá stratégiai szempontból a döntésünk előnyére és hátrányára

Hátránya:

• Nem teljeskörű
• Könnyű a számokban elveszni

Pareto-elemzés, vagy másnéven ABC-elemzés

Az elemzés Vilfredo Pareto olasz közgazdászról lett elnevezve, aki rájött arra Olaszország gazdasági helyzetének tanulmányozása során, hogy a gazdaság 80%-a a lakossága mindössze 20%-ának a kezében összpontosul. Ekkor született meg a 80/20 szabály, amit jelenleg az élet sok területén alkalmaznak a hatékonyságtól elkezdve minőségellenőrzésig. De a magyar férfi lakosság sörfogyasztása is levezethető, ugyanis a férfi lakosság 20%-a fogyasztja a teljes magyar sörfogyasztás 80%-át.

Az elemzés célja, hogy megtaláljuk a döntésünk esetén a számos befolyásoló tényezőből a legfontosabbakat. Az adatgyűjtést követően döntéshozatali folyamat során szükséges elemeket súlyozott formában a Pareto-diagramon ábrázoljuk. Először egy oszlopdiagram bal oldali szélső oszlopán jelöljük a leggyakrabban előforduló eseményeket, a többi eseményt pedig csökkenő sorrendben a jobb oldalon. Osszuk fel a függőleges tengelyt 1%-tól 100%-ig, és a vízszintes tengelyen jelöljük be a műveletek vagy elemek számát.

Előnye:

• a lényeges információk elkülönítése a lényegtelenektől, az egyenlőtlenségek kimutatása,
• felismerjük azt a néhány kulcsfontosságú tényezőt, amiből a legtöbb probléma következik,
• felismerjük egy döntés legfontosabb okait és következményeit.

Hátránya

• Megfelelően kell csoportosítanunk az adatokat, mert hibás csoportosítás esetén téves eredményt ad
• Ha egyik csoport sem emelkedik ki jelentősen, akkor másik szempontsort kell alkalmazni, hogy valós különbségeket eredményezzen
• Azonos súlyozás esetén nem használható

Megvalósíthatósági Tanulmány

A megvalósíthatósági tanulmány során objektív és racionális módon tárjuk fel a projekt/vállalkozás erősségeit és gyengeségeit, a környezet adta lehetőségeket és veszélyeket, a végrehajtáshoz szükséges erőforrásokat és a siker esélyeit.

Két fő kritériuma van: a felmerülő költség és az elérendő érték.

Egy jól elkészített megvalósíthatósági tanulmány során megtudhatjuk:

• A projekt történeti hátterét
• A termék vagy szolgáltatás leírását
• Számviteli kimutatásokat
• Üzleti tevékenység és menedzsment részleteit
• Piackutatást
• Jogi követelményeket
• Adóügyi kötelezettségeket

A megvalósíthatósági tanulmány kellően körbejárja a témát, ezért megfelelő információt nyújt a vezető számára a döntéshez. A tanulmány felbontható résztanulmányokra is, és nem kell feltétlenül az összeset elkészíteni.

Például:

• Technikai megvalósíthatósági tanulmány
• kockázatokra vonatkozó tanulmány
• fenntarthatósági tanulmány
• pénzügyi megvalósíthatósági tanulmány
• környezeti-ökológiai hatástanulmány

Előnyei:

• Teljes képet kapunk a döntési helyzetről
• Alkalmas komplex döntési folyamatok vizsgálatára

Hátránya

• Nagyon idő-, és költségigényes folyamat

Vroom-Yetton Döntési Modell

Egy kifejezetten hasznos modell a döntéshozatal során arra nézve, hogy az adott szituációban melyik vezetési stílust érdemes alkalmazni. A modellt Victor Vroom and Philip Yetton fejlesztette ki, és publikálta 1973-ban a „Leadership and Decision Making” című könyvében.

Természetesen nincs olyan modell, ami tökéletesen leírja a jelenbeli kihívásokat és döntési szituációkat. Viszont a Vroom-Yetton Modell lehetőséget nyújt az adott döntési folyamat elemzésére és a megfelelő irány választására. Például, ha a gyorsaság és a döntésképesség magas prioritás, akkor valószínűbb az autokratikus folyamat, ha az együttműködés áll a prioritás elején, akkor inkább a demokratikus folyamat a megfelelő választás.

A kutatások szerint a menedzserek és döntéshozók sokkal hatékonyabbak és elégedettebbek az eredménnyel, ha használják a modellt.

Vroom-Yetton modell egyszerűségének köszönhetően könnyű használni a döntéshozók számára. Kitűnő segítséget nyújt új vagy ismeretlen szituációban. Gyakorold a használatát, és hamar rá fogsz érezni a megfelelő megközelítésre, függetlenül attól, hogy napi szintű döntéshozásról vagy éppen komplex probléma megoldásáról van szó.

Mielőtt elkezded a modellt használni, az alábbi három tényezőt vedd számításba:

1. A döntés minősége – A megfelelő döntés meghozása kritikus tényező lehet, és sok erőforrást tud igényelni (emberek, idő, információ stb.) azért, hogy el legyen végezve a kívánt döntéselőkészítés, a döntés teljesen megalapozott legyen biztosítva az átgondolt végkimenetelt.
2. A csapat elköteleződése – Egyes döntéseknek magas befolyása van a csapatra, más döntések észrevétlenek az emberek számára. Amikor a döntésnek magas befolyása van a csapatra, a legjobb megoldás az együttműködő folyamatok használata. Ezzel egyrészt növelni tudjuk a döntés minőségét, másrészt nagyobb eséllyel és gyorsabban tudunk sikeres döntést hozni, amely az egész csapat számára elfogadható.
3. Az időbeli korlátok – Ha a döntés nincsen szűk időkorláthoz kötve, akkor nagyobb lehetőségeink vannak az alternatívák megvizsgálására, illetve bevonni másokat a folyamatba a döntés minőségének javítása érdekében. Ha az időbeli korlátjaink szűkösek, akkor nem teszi lehetővé az alapos vizsgálatot másik bevonásával.

Vroom-Yetton döntési modell ábrája

Ez a döntési technika 7 igen/nem kérdésből áll, és a döntési fa lebontja a legjobb döntési folyamatot az adott szituációban számodra. A végeredmény pedig 5-féle kóddal jelöli: A1, A2, C1, C2 vagy G2. Ezek a jelölések jelentik a legjobb döntési folyamatot, amit érdemes alkalmaznod.

Hogyan használd a modellt?

Tedd fel az alábbi 7 kérdést sorrendben a döntési folyamat során, majd függően attól, hogy Igen (I) vagy Nem (N) a válaszod rá, nézd meg, hogy milyen eredményt kapsz. Ha megkaptad az eredményt, az ábra alatt találsz hozzá magyarázatot, hogy mi a javasolt döntési stílus az adott szituációban.

1. Mennyire fontos a döntés szakmai minősége?
2. Mennyire fontos a beosztottak elkötelezettsége a döntés iránt?
3. Rendelkezésre áll minden szükséges információ a megfelelő döntés meghozatalához?
4. Jól strukturált a probléma?
5. A beosztottak elkötelezettek lesznek a döntés iránt akkor is, ha egyedül hozza meg azt?
6. A beosztottak magukénak vallják a szervezet kitűzött céljait ennek a problémának a megoldása kapcsán is?
7. Valószínű-e konfliktus a beosztottak között a preferált megoldások kapcsán?

 A1 – Autocratic: Használd az információt, ami jelenleg a rendelkezésedre áll, hogy meghozd a döntésedet, anélkül, hogy bármilyen más információt kérnél/igényelnél a csapatodtól.

A2 – Autocratic: Egyeztess a csapatoddal, hogy bizonyos specifikus információkat beszerezz a végső döntésed meghozásához.

C1 – Consultative: Tájékoztasd a csapatod a helyzetről és kérd ki külön-külön az egyes tagok véleményeit, de ne hívd össze a csapatot a döntés közös megvitatására. Te hozd meg a végső döntést.

C2 – Consultative: Hívd össze a csapatod a döntés megvitatására, és kérd ki a véleményüket és javaslataikat, de a végén te hozd meg a végső döntést egyedül.

G2 – Collaborative: Dolgozz együtt a csapatoddal, hogy egyezzetek meg egy közös döntésben. A te feladatod itt elsősorban a megbeszélés levezetése, és segíts a csapatnak, hogy közös nevezőre jussanak a döntésben. A döntés közösen születik, amellyel minden résztvevő egyetért, annak eredményét mindenki elfogadja.

Általánosságban, mikor érdemes használni a Consultative (egyeztető) vagy Collaborative (együttműködő) stílust?

• Ha másoktól van szükséged információra a probléma megoldására
• Ha a probléma nehezen definiálható
• Ha a csapattagoknak a döntés elfogadása egy fontos tényező
• Ha elég időd áll rendelkezésre a csoportdöntés meghozásához

Általánosságban, mikor érdemes használni az Autocratic (önhatalmú) döntési stílust?

• Ha sokkal nagyobb tudással rendelkezel az adott témában
• Ha magabiztos vagy az egyedüli cselekvésben
• Ha a csapat elfogadja a döntésedet
• Ha kevés az idő a döntésre

A modell természetesen nem alkalmazható minden helyzetben, és szeretném kiemelni, hogy a szigorú struktúrája nem veszi számításba a csapatod dinamikáját, a feladat komplexitását és az érzelmeket. És sokszor a feltett 7 kérdésre nem lehet egyértelmű igen vagy nem választ adni.

Vroom és Arthur Jago 1988-ban írt, „The New Leadership” könyvében kiemelte ezeket a gyengeségeket, és kiegészítette további kérdésekkel. Az új modell sokkal komplexebb, tartalmaz már olyan matematikai formulát, amely rámutat az optimális döntési folyamatra. Ha az új modellre kíváncsi vagyok, akkor Vroom-Jago vagy Vroom-Yetton-Jago néven tudsz utánajárni.

Összefoglaló

A döntéshozatal az egyszerű döntésektől kezdve a nagy súlyú, komplex döntésekig terjed. Mikor, mennyi időt érdemes szánni rá? Ez sokszor a döntés fontosságától is függ. A fent bemutatott döntéshozatali technikák segítséget nyújtanak a döntés előkészítéséhez és a megfelelő döntés meghozásához. Mankót nyújtanak a ahhoz, hogy a döntést egyedül vagy közösen hozzuk meg, segítenek csökkenteni a döntési folyamat szubjektivitását és az jövőbeli következmények átlátását. 

A cikket lektorálta Piet Van Asshe, az Industry Consulting Partners Partnere.

—